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projektmanagement

05.06.2024

Effektive Zeit- und Ressourcenplanung durch die PERT-Methode

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Lucas Falkowsky

Fullstack Development

Das A und O für einen erfolgreichen Sprint- oder Projektabschluss ist es, zu Beginn eine möglichst akkurate und professionelle Aufwandschätzung durchzuführen. Hier unterstützt die PERT Methode.

<p>Das A und O f&uuml;r einen erfolgreichen Sprint- oder Projektabschluss ist es, zu Beginn eine m&ouml;glichst akkurate und professionelle Aufwandsch&auml;tzung durchzuf&uuml;hren.</p> <p>Bei Projektplanungen stehen F&uuml;hrungskr&auml;fte h&auml;ufig vor der Herausforderung, dass aufgrund unvorhergesehener Komplexit&auml;t oder ungen&uuml;gender Weitsicht Fehlprognosen und dadurch Fehlkalkulationen zustande kommen. Fehlkalkulationen, die zu schweren Folgen f&uuml;r das Unternehmen f&uuml;hren k&ouml;nnen, wie unzufriedene Kunden, finanzielle Engp&auml;sse, aber auch &uuml;berlastete Mitarbeiter:innen, die unter Stress ihr volles Potential nicht aussch&ouml;pfen k&ouml;nnen.</p> <p>Im Folgenden geben wir einen Einblick, wie Kapazit&auml;ten im Zuge eines gut organisierten Critical-Chain-Managements mit Hilfe von modernen Methoden besser eingeplant werden k&ouml;nnen und wie Prognosen &uuml;ber die aufzuwendende Zeit, und dadurch finanzielle Ressourcen, zuverl&auml;ssiger durchgef&uuml;hrt werden k&ouml;nnen.</p> <h2>Aufwandssch&auml;tzungen mit der PERT-Methode</h2> <p>Die PERT-Methode, auch bekannt als&nbsp;<strong>P</strong>rogram&nbsp;<strong>E</strong>valuation and&nbsp;<strong>R</strong>eview<strong>&nbsp;T</strong>echnique, wurde in den 1950er Jahren entwickelt und dient seither vielen Unternehmen als eine zuverl&auml;ssige Methode zur Sch&auml;tzung von Arbeitsaufwand. Die PERT-Methode basiert auf der Annahme, dass Aufwandssch&auml;tzungen mit Unsicherheiten behaftet sind und verschiedene Szenarien ber&uuml;cksichtigt werden m&uuml;ssen.</p> <p><img src="https://typedig.uber.space/assets/4d0d01a8-d109-46ae-bbc9-ac479d5c62c2?width=1440&amp;height=1920" alt="Typedigital Zunder Foto 20230628 94"></p> <p><em>Dank der Anwendung der PERT-Methode sind wir in der Lage, Projekte mit einer bemerkenswert hohen Treffsicherheit zu sch&auml;tzen.</em></p> <h2>PERT-Methode: Vorgehensweise und Beispiele</h2> <p>Bei Anwendung der PERT-Methode wird die Sch&auml;tzung zuallererst in drei Kategorien unterteilt:&nbsp;<em>optimistisch, pessimistisch</em>&nbsp;und&nbsp;<em>wahrscheinlich</em>.</p> <p><img src="https://typedig.uber.space/assets/1bb4d0c4-9863-41b6-a2b1-b899bdeec60a?width=4096&amp;height=2160" alt="Pert Methode Grafik" loading="lazy"></p> <p><em>Diese Kategorien werden verwendet, um die Unsicherheit in der Aufwandssch&auml;tzung darzustellen. Dabei liegt der wahrscheinliche Sch&auml;tzwert n&auml;her an der optimistischen Sch&auml;tzung als an der pessimistischen.</em></p> <p><strong>Zwei Beispiele erl&auml;utern diese Kategorisierung:</strong></p> <p>1. Beispiel - eine Situation, die jedem bekannt ist: Das p&uuml;nktliche Erreichen eines wichtigen Meetings in einer anderen Stadt.</p> <p>Optimistische Sch&auml;tzung: <em>Problemlose Nutzung der Verkehrsmittel, gr&uuml;ne Ampelphasen, minimale Umsteigezeit eines Anschlusszuges, keine H&uuml;rden auf dem Weg und keine zus&auml;tzlichen Paramater, die das Ziel behindern, werden veranschlagt. Hier wird vom kleinstm&ouml;glichen Zeitbudget ausgegangen und das Meeting k&ouml;nnte um Punkt 08:00 starten.</em></p> <p>Pessimistische Sch&auml;tzung: <em>Probleme werden eingeplant, wie zum Beispiel ein m&ouml;glicher Streik, Versp&auml;tungen durch Baustellen, Verpassen der Anschlussverbindungen, etc. Das Zeitbudget ist nach oben hin offen und durch die pessimistische Sch&auml;tzung k&ouml;nnte das Meeting erst um 11:00 beginnen.</em></p> <p>Wahrscheinliche Sch&auml;tzung:&nbsp;<em>Aufgrund von Erfahrungswerten wird nach einer Verbindung gesucht, bei der die Umsteigezeit des Anschlusszuges gen&uuml;gend Zeit vorsieht. In diesem Fall k&ouml;nnte das Meeting um 09:00 angesetzt werden.</em></p> <p>&nbsp;</p> <p>2. Beispiel - ein Fall aus der Softwareentwicklung: Das Einbinden einer API, die Feriendaten ausliest.</p> <p>Optimistische Sch&auml;tzung:&nbsp;<em>Problemlose Entwicklung ohne H&uuml;rden. Keine Puffer werden ben&ouml;tigt.</em></p> <p>Pessimistische Sch&auml;tzung:&nbsp;<em>API ben&ouml;tigt zus&auml;tzliche Authentifizierungsparamater/ Verifikationen beim Anbieter, weshalb ein h&ouml;herer Programmieraufwand ben&ouml;tigt wird und sich bei der Implementierung wesentlich mehr Fehler einschleichen k&ouml;nnten.</em></p> <p>Wahrscheinliche Sch&auml;tzung:&nbsp;<em>Zus&auml;tzliche Parameter&uuml;bergabe notwendig, zum Beispiel lokalisierte Daten als zus&auml;tzlicher Parameter. Es erh&ouml;ht sich dadurch der Konzeptionsaufwand ein wenig, was die Entwicklung leicht verz&ouml;gern w&uuml;rde.</em></p> <h3>Einsatz von statistischen Methoden zur Berechnung der Durchschnittszeit</h3> <p>Im n&auml;chsten Schritt werden die Zeitsch&auml;tzungen mit statistischen Methoden kombiniert, um eine realistische Prognose zu erhalten. Hier kommt die sogenannte Beta-Verteilung zum Einsatz, die es erm&ouml;glicht, die Wahrscheinlichkeit der verschiedenen Szenarien zu berechnen. Die PERT-Methode verwendet diese Wahrscheinlichkeiten, um eine gewichtete Durchschnittszeit zu ermitteln.</p> <p>Die Beta-Verteilung ist deshalb relevant, da zum einen ein firmeninternes Ziel veranschlagt und zum anderen ein Ziel nach au&szlig;en kommuniziert wird.&nbsp;</p> <p><strong>1. Beispiel: Das p&uuml;nktliche Erreichen eines wichtigen Meetings in einer anderen Stadt.</strong></p> <p><em>Anhand meines optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichen Sch&auml;tzwerts gehe ich von einer Anfahrtszeit von zwei Stunden aus. Um zu vermeiden, dass ich zu einem Meeting zu sp&auml;t bin, teile ich mit, dass das Meeting um 09:45 stattfindet. Durch diese Terminvergabe verhindere ich, dass ich zu sp&auml;t komme und Menschen auf mich warten m&uuml;ssen. Die auf den optimistischen Wert aufgeschlagenen 45 Minuten entsprechen einer zus&auml;tzlichen Standardabweichung von meinem wahrscheinlichen Sch&auml;tzwert. So kann ich mit einer hohen Wahrscheinlichkeit von nahezu 100% zum Meeting p&uuml;nktlich kommen und die Kolleg:innen werden von unn&ouml;tigen Verz&ouml;gerungen verschont.</em></p> <p><strong>2. Beispiel: Einbindung einer API</strong></p> <p><em>Meine Teamkolleg:innen ben&ouml;tigen die API-Daten, um an weiteren Tickets arbeiten zu k&ouml;nnen. Wenn bei der Sch&auml;tzung zu wenig Zeit eingeplant wurde, f&uuml;hrt dies schnell zu Blockern innerhalb des Teams. Die anderen Personen k&ouml;nnen nicht arbeiten, solange die API-Daten nicht nutzbar sind. Aus diesem Grund wird ein zus&auml;tzlicher Standardabweichungswert veranschlagt, um zu verhindern, dass Ressourcen zu fr&uuml;h eingebunden werden.</em></p> <h3>Ber&uuml;cksichtigung von Abh&auml;ngigkeiten: Critical-Chain-Management</h3> <p>Ein weiterer wichtiger Aspekt der PERT-Methode ist die Ber&uuml;cksichtigung von Abh&auml;ngigkeiten zwischen den Prozessen oder Aufgaben, das sogenannte Critical-Chain-Management. Dies geschieht mit Hilfe eines Whiteboards, das die Beziehungen zwischen den Aufgaben visualisiert. Auf diese Weise l&auml;sst sich der kritische Pfad ermitteln und Engp&auml;sse im Projektfortschritt aufdecken.</p> <p><img src="https://typedig.uber.space/assets/5e650d05-318e-4044-892a-c297c7d47987?width=1440&amp;height=1920" alt="Typedigital Zunder Foto 20230628 46"></p> <p><em>Abh&auml;ngigkeit zwischen den Aufgaben und Prozessen werden mithilfe von Visualisierungen erfasst</em></p> <p><strong>1. Beispiel: Das Erreichen eines Meetings in einer anderen Stadt</strong></p> <p><em>Der Weg zur ersten Bushaltestelle wird von keinen anderen Faktoren beeinflusst. Hier bin ich frei und kann einfach zur Bushaltestelle laufen.</em></p> <p><em>Was beeinflusst wird, sind die Prozesse, die von meiner P&uuml;nktlichkeit abh&auml;ngen: Wenn ich zu sp&auml;t bin, findet das Meeting nicht rechtzeitig statt. Alle Teilnehmer:innen mit Folgeterminen m&uuml;ssen demnach Meetings umplanen oder absagen.</em></p> <p><em>Ich sch&auml;tze Fahrtbeginn und Meeting-Uhrzeit. Die beiden Sch&auml;tzungen sind voneinander abh&auml;ngig.</em></p> <p><em>Alle Prozesse, die erfolgen m&uuml;ssen, um das Meeting in der anderen Stadt p&uuml;nktlich zu erreichen, h&auml;ngen von der P&uuml;nktlichkeit der ersten Verbindung (dem Bus) ab.</em></p> <p><strong>2. Beispiel: Einbindung einer API</strong></p> <p><em>Gehen wir davon aus, dass ich eine API implementiere. Meine Kollegin soll eine Woche sp&auml;ter daran arbeiten. Sie wird die Daten aus der API ben&ouml;tigen, um weitere Tickets fertigzustellen. Wenn ich es nun nicht schaffe, die API nach der gesch&auml;tzten Arbeitszeit einzubinden, werde ich damit meine Kollegin blockieren, was zu einem Leerlauf f&uuml;hrt. Daher ist es essentiell, eine Standardabweichung einzuplanen, die die Bearbeitungszeit verl&auml;ngert (Puffer). Somit habe ich einen realistischen Zeitrahmen zur Verf&uuml;gung und Blockaden k&ouml;nnen vermieden werden.</em></p> <p><strong>Fazit</strong></p> <p>Um erfolgreiche Projektabschl&uuml;sse zu gew&auml;hrleisten, sind akkurate Aufwandssch&auml;tzungen im agilen Management essentiell. Die PERT-Methode dient dabei als bew&auml;hrtes Werkzeug, da sie optimistische, pessimistische und wahrscheinliche Szenarien ber&uuml;cksichtigt. In Kombination mit statistischen Methoden und der Ber&uuml;cksichtigung von Abh&auml;ngigkeiten kann so ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement garantiert werden.</p> <h3>Profitiere von unserem Wissen &uuml;ber die PERT-Methode</h3> <p>Als erfahrene Expertinnen und Experten f&uuml;r digitale Produktentwicklung helfen wir Unternehmen bei der strategischen Planung, sowie der erfolgreichen Durchf&uuml;hrung von komplexen Digitalprojekten. Dabei dienen wir nicht nur als Umsetzer, sondern unterst&uuml;tzen durch partnerschaftliche Beratung unter anderem in Themen wie dem agilen Management. Kontaktiere uns noch heute, um herauszufinden, wie wir dich in deinem Projektvorhaben bestm&ouml;glich unterst&uuml;tzen k&ouml;nnen. Wir freuen uns auf dich.</p>

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