Effektive Zeit- und Ressourcenplanung durch die PERT-Methode

Lucas Falkowsky

Fullstack Development

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Das A und O für einen erfolgreichen Sprint- oder Projektabschluss ist es, zu Beginn eine möglichst akkurate und professionelle Aufwandschätzung durchzuführen. Hier unterstützt die PERT Methode.

Das A und O für einen erfolgreichen Sprint- oder Projektabschluss ist es, zu Beginn eine möglichst akkurate und professionelle Aufwandschätzung durchzuführen. Bei Projektplanungen stehen Führungskräfte häufig vor der Herausforderung, dass aufgrund unvorhergesehener Komplexität oder ungenügender Weitsicht Fehlprognosen und dadurch Fehlkalkulationen zustande kommen. Fehlkalkulationen, die zu schweren Folgen für das Unternehmen führen können, wie unzufriedene Kunden, finanzielle Engpässe, aber auch überlastete Mitarbeiter:innen, die unter Stress ihr volles Potential nicht ausschöpfen können. Im Folgenden geben wir einen Einblick, wie Kapazitäten im Zuge eines gut organisierten Critical-Chain-Managements mit Hilfe von modernen Methoden besser eingeplant werden können und wie Prognosen über die aufzuwendende Zeit, und dadurch finanzielle Ressourcen, zuverlässiger durchgeführt werden können. <h2>Aufwandsschätzungen mit der PERT-Methode</h2> Die PERT-Methode, auch bekannt als Program Evaluation and Review Technique, wurde in den 1950er Jahren entwickelt und dient seither vielen Unternehmen als eine zuverlässige Methode zur Schätzung von Arbeitsaufwand. Die PERT-Methode basiert auf der Annahme, dass Aufwandsschätzungen mit Unsicherheiten behaftet sind und verschiedene Szenarien berücksichtigt werden müssen. <img src="https://typedig.uber.space/assets/4d0d01a8-d109-46ae-bbc9-ac479d5c62c2?width=1440&height=1920" alt="Typedigital Zunder Foto 20230628 94"> Dank der Anwendung der PERT-Methode sind wir in der Lage, Projekte mit einer bemerkenswert hohen Treffsicherheit zu schätzen. <h2>PERT-Methode: Vorgehensweise und Beispiele</h2> Bei Anwendung der PERT-Methode wird die Schätzung zuallererst in drei Kategorien unterteilt: optimistisch, pessimistisch und wahrscheinlich. <img src="https://typedig.uber.space/assets/1bb4d0c4-9863-41b6-a2b1-b899bdeec60a?width=4096&height=2160" alt="Pert Methode Grafik" loading="lazy"> Diese Kategorien werden verwendet, um die Unsicherheit in der Aufwandsschätzung darzustellen. Dabei liegt der wahrscheinliche Schätzwert näher an der optimistischen Schätzung als an der pessimistischen. Zwei Beispiele erläutern diese Kategorisierung: 1. Beispiel - eine Situation, die jedem bekannt ist: Das pünktliche Erreichen eines wichtigen Meetings in einer anderen Stadt. Optimistische Schätzung: Problemlose Nutzung der Verkehrsmittel, grüne Ampelphasen, minimale Umsteigezeit eines Anschlusszuges, keine Hürden auf dem Weg und keine zusätzlichen Paramater, die das Ziel behindern, werden veranschlagt. Hier wird vom kleinstmöglichen Zeitbudget ausgegangen und das Meeting könnte um Punkt 08:00 starten. Pessimistische Schätzung: Probleme werden eingeplant, wie zum Beispiel ein möglicher Streik, Verspätungen durch Baustellen, Verpassen der Anschlussverbindungen, etc. Das Zeitbudget ist nach oben hin offen und durch die pessimistische Schätzung könnte das Meeting erst um 11:00 beginnen. Wahrscheinliche Schätzung: Aufgrund von Erfahrungswerten wird nach einer Verbindung gesucht, bei der die Umsteigezeit des Anschlusszuges genügend Zeit vorsieht. In diesem Fall könnte das Meeting um 09:00 angesetzt werden.   2. Beispiel - ein Fall aus der Softwareentwicklung: Das Einbinden einer API, die Feriendaten ausliest. Optimistische Schätzung: Problemlose Entwicklung ohne Hürden. Keine Puffer werden benötigt. Pessimistische Schätzung: API benötigt zusätzliche Authentifizierungsparamater/ Verifikationen beim Anbieter, weshalb ein höherer Programmieraufwand benötigt wird und sich bei der Implementierung wesentlich mehr Fehler einschleichen könnten. Wahrscheinliche Schätzung: Zusätzliche Parameterübergabe notwendig, zum Beispiel lokalisierte Daten als zusätzlicher Parameter. Es erhöht sich dadurch der Konzeptionsaufwand ein wenig, was die Entwicklung leicht verzögern würde. <h3>Einsatz von statistischen Methoden zur Berechnung der Durchschnittszeit</h3> Im nächsten Schritt werden die Zeitschätzungen mit statistischen Methoden kombiniert, um eine realistische Prognose zu erhalten. Hier kommt die sogenannte Beta-Verteilung zum Einsatz, die es ermöglicht, die Wahrscheinlichkeit der verschiedenen Szenarien zu berechnen. Die PERT-Methode verwendet diese Wahrscheinlichkeiten, um eine gewichtete Durchschnittszeit zu ermitteln. Die Beta-Verteilung ist deshalb relevant, da zum einen ein firmeninternes Ziel veranschlagt und zum anderen ein Ziel nach außen kommuniziert wird.  1. Beispiel: Das pünktliche Erreichen eines wichtigen Meetings in einer anderen Stadt. Anhand meines optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichen Schätzwerts gehe ich von einer Anfahrtszeit von zwei Stunden aus. Um zu vermeiden, dass ich zu einem Meeting zu spät bin, teile ich mit, dass das Meeting um 09:45 stattfindet. Durch diese Terminvergabe verhindere ich, dass ich zu spät komme und Menschen auf mich warten müssen. Die auf den optimistischen Wert aufgeschlagenen 45 Minuten entsprechen einer zusätzlichen Standardabweichung von meinem wahrscheinlichen Schätzwert. So kann ich mit einer hohen Wahrscheinlichkeit von nahezu 100% zum Meeting pünktlich kommen und die Kolleg:innen werden von unnötigen Verzögerungen verschont. 2. Beispiel: Einbindung einer API Meine Teamkolleg:innen benötigen die API-Daten, um an weiteren Tickets arbeiten zu können. Wenn bei der Schätzung zu wenig Zeit eingeplant wurde, führt dies schnell zu Blockern innerhalb des Teams. Die anderen Personen können nicht arbeiten, solange die API-Daten nicht nutzbar sind. Aus diesem Grund wird ein zusätzlicher Standardabweichungswert veranschlagt, um zu verhindern, dass Ressourcen zu früh eingebunden werden. <h3>Berücksichtigung von Abhängigkeiten: Critical-Chain-Management</h3> Ein weiterer wichtiger Aspekt der PERT-Methode ist die Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen den Prozessen oder Aufgaben, das sogenannte Critical-Chain-Management. Dies geschieht mit Hilfe eines Whiteboards, das die Beziehungen zwischen den Aufgaben visualisiert. Auf diese Weise lässt sich der kritische Pfad ermitteln und Engpässe im Projektfortschritt aufdecken. <img src="https://typedig.uber.space/assets/5e650d05-318e-4044-892a-c297c7d47987?width=1440&height=1920" alt="Typedigital Zunder Foto 20230628 46"> Abhängigkeit zwischen den Aufgaben und Prozessen werden mithilfe von Visualisierungen erfasst 1. Beispiel: Das Erreichen eines Meetings in einer anderen Stadt Der Weg zur ersten Bushaltestelle wird von keinen anderen Faktoren beeinflusst. Hier bin ich frei und kann einfach zur Bushaltestelle laufen. Was beeinflusst wird, sind die Prozesse, die von meiner Pünktlichkeit abhängen: Wenn ich zu spät bin, findet das Meeting nicht rechtzeitig statt. Alle Teilnehmer:innen mit Folgeterminen müssen demnach Meetings umplanen oder absagen. Ich schätze Fahrtbeginn und Meeting-Uhrzeit. Die beiden Schätzungen sind voneinander abhängig. Alle Prozesse, die erfolgen müssen, um das Meeting in der anderen Stadt pünktlich zu erreichen, hängen von der Pünktlichkeit der ersten Verbindung (dem Bus) ab. 2. Beispiel: Einbindung einer API Gehen wir davon aus, dass ich eine API implementiere. Meine Kollegin soll eine Woche später daran arbeiten. Sie wird die Daten aus der API benötigen, um weitere Tickets fertigzustellen. Wenn ich es nun nicht schaffe, die API nach der geschätzten Arbeitszeit einzubinden, werde ich damit meine Kollegin blockieren, was zu einem Leerlauf führt. Daher ist es essentiell, eine Standardabweichung einzuplanen, die die Bearbeitungszeit verlängert (Puffer). Somit habe ich einen realistischen Zeitrahmen zur Verfügung und Blockaden können vermieden werden. Fazit Um erfolgreiche Projektabschlüsse zu gewährleisten, sind akkurate Aufwandsschätzungen im agilen Management essentiell. Die PERT-Methode dient dabei als bewährtes Werkzeug, da sie optimistische, pessimistische und wahrscheinliche Szenarien berücksichtigt. In Kombination mit statistischen Methoden und der Berücksichtigung von Abhängigkeiten kann so ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement garantiert werden. <h3>Profitiere von unserem Wissen über die PERT-Methode</h3> Als erfahrene Expertinnen und Experten für digitale Produktentwicklung helfen wir Unternehmen bei der strategischen Planung, sowie der erfolgreichen Durchführung von komplexen Digitalprojekten. Dabei dienen wir nicht nur als Umsetzer, sondern unterstützen durch partnerschaftliche Beratung unter anderem in Themen wie dem agilen Management. Kontaktiere uns noch heute, um herauszufinden, wie wir dich in deinem Projektvorhaben bestmöglich unterstützen können. Wir freuen uns auf dich.

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